Văn phòng linh hoạt giúp doanh nghiệp giảm chi phí mùa dịch Covid-19

Xu hướng mới về không gian làm việc

Hiện nay, nhiều người đã quen với thiết kế văn phòng truyền thống với chỗ ngồi cố định cùng khu vực làm việc chung bị giới hạn. Tuy nhiên, với xu hướng làm việc hiện đại, năng động cùng việc diện tích nơi làm việc càng ngày càng thu hẹp do chi phí thuê mặt bằng đắt đỏ đã “đẩy” xu hướng văn phòng linh hoạt phát triển.

Theo đó, điểm nhấn của loại hình này chính là sự kết hợp giữa các khu vực làm việc linh hoạt, nâng cao cơ hội hợp tác và không có chỗ ngồi cố định. Một văn phòng lai là sự kết hợp cân bằng của cả hai phong cách truyền thống và hiện đại. 

Khảo sát thực tế, rất nhiều đơn vị đã chọn mô hình văn phòng linh hoạt này để phát triển. Anh Bùi Tấn Thanh (CEO công ty công nghệ tại quận 7, TP.HCM) cho biết: “Công ty của tôi thành lập cách đây 2 năm. Do đặc thù công việc không đòi hỏi diện tích văn phòng quá lớn, tôi lựa chọn thuê một không gian nhỏ trong một cao ốc tại quận 7.

Tại đây, tôi bài trí văn phòng khá đơn giản, chỉ với bàn lễ tân cùng nhân viên tiếp đối tác và một số máy móc cần thiết. Ngoài ra, đa số các nhân viên của tôi điều có thể làm việc tại nhà và kết nối công việc thông qua mạng internet”.

“Với cách lựa chọn văn phòng như vậy, tôi có thể tiết kiệm được khoản lớn chi phí vì hiện tại giá thuê văn phòng tại TP.HCM rất đắt đỏ. Bên cạnh đó, tôi có thể đem lại cảm giác thoải mái, năng động sáng tạo cho các nhân viên khi không bó buộc họ tại một không gian tù túng. Từ đó, nhân viên có thể làm việc tốt hơn, phát huy tối đa hiệu quả công việc”, anh Thanh cho biết thêm.

Văn phòng linh hoạt giúp các nhân viên phát huy tính sáng tạo, năng động. Ảnh: Hồng Trâm

Cùng lựa chọn hình thức văn phòng linh hoạt, chị Tạ Mỹ An (38 tuổi) cho biết: "Tôi lựa chọn thuê văn phòng làm việc nhỏ tại quận 3 để có địa chỉ giao dịch công ty. Vì kinh doanh trong lĩnh vực tư vấn du học, tôi đa số nhân viên trong công ty đều làm việc, gặp gỡ khách hàng ở bên ngoài. Chúng tôi nhận thấy rằng thực tế hiện nay nhân viên luôn đòi hỏi sự linh hoạt ngay tại nơi làm việc để sáng tạo nên việc lựa chọn mô hình như thế này là phù hợp".

Đại diện công ty quản lý bất động sản Jones Lang Lasalle (JLL Việt Nam) cho biết đơn vị ghi nhận sự gia tăng đáng kể của thiết kế văn phòng linh hoạt hiện đại.

Cụ thể, trong khảo sát “Tương lai công việc” của JLL, nhiều nhà quản lý bất động sản của công ty xếp hạng sự hợp tác và tính linh hoạt là hai yếu tố được mong muốn nhất trong việc nâng cao trải nghiệm con người tại nơi làm việc. Theo đó, các nhà lãnh đạo mong muốn sự hợp tác tại nơi làm việc sẽ cải thiện ít nhất 30% và đây là động lực để tăng khu vực làm việc hợp tác trong văn phòng.

Tiết kiệm chi phí trong bối cảnh dịch Covid-19

Theo đại diện JLL, chi phí trung bình thuê văn phòng tại khu vực Châu Á – Thái Bình Dương đã tăng 4,2% so với cùng kỳ trong khu vực, chịu ảnh hưởng lớn từ tình trạng thiếu lao động, tăng nhu cầu xây dựng và chi phí vật liệu cao hơn.

Tuy nhiên, tính trung bình, một văn phòng hiện đại có giá thấp hơn gần 23% so với một văn phòng truyền thống trên 29 thành phố ở châu Á Thái Bình Dương. Từ một góc nhìn khác, thời gian ngắn hơn để xây dựng một văn phòng theo phong cách hiện đại cũng giúp tiết kiệm chi phí hơn nữa.

Anh Trần Thanh Tùng (45 tuổi) chia sẻ: "Thời gian qua, dịch Covid-19 bùng nổ và kéo dài đã ảnh hưởng xấu đến nền kinh tế. Công ty của chúng tôi cùng chỉ giao dịch cầm chừng, hy vọng mau hết dịch. Vì thế, chúng tôi phải gánh rất nhiều chi phí như tiền thuê mặt bằng văn phòng, tiền nhân viên, tiền bảo vệ...

"Nhiều đối tác của tôi than phiền về chi phí thuê mặt bằng văn phòng là gánh nặng rất lớn trong giai đoạn này khi họ phải bỏ ra hàng chục, thậm chí hàng trăm triệu đồng mỗi tháng. Rất may, tôi lựa chọn hình thức thuê văn phòng linh hoạt nên mỗi tháng chỉ tốn dưới 10 triệu đồng. Vì với tình hình khó khăn như hiện nay mà phải gánh thêm nhiều chi phí thì chúng tôi không thể cầm cự thêm", anh Tùng cho hay.

Nhiều doanh nghiệp gặp khó khăn vì chi phí thuê văn phòng đắt đỏ trong mùa dịch Covid-19. Ảnh: S.V

Bà Trang Bùi - Giám đốc Thị trường, JLL Việt Nam cho biết: “Sự bùng phát dịch Covid-19 gần đây và  gia tăng căng thẳng thương mại Mỹ-Trung có thể làm chậm thêm tăng trưởng thương mại toàn cầu và tác động đến nhu cầu văn phòng vào năm 2020.

Có thể cho rằng nhu cầu văn phòng yếu hơn nên nhu cầu thiết kế văn phòng cũng sẽ chậm hơn - nếu viễn cảnh trên xảy ra thì đây là lúc thích hợp để thiết kế văn phòng với chi phí thấp hơn. Tuy nhiên, tình hình thay đổi liên tục trong khu vực có nghĩa là sẽ có sự biến động liên tục trong chi phí thiết kế văn phòng.

Nhìn về tương lai, chi phí làm văn phòng sẽ còn tăng. Sự phụ thuộc còn cao vào nguyên liệu nhập khẩu tại các thị trường như TP.HCM sẽ làm tăng chi phí thiết kế văn phòng do thuế nhập khẩu và tăng thời gian cần để hoàn thành thiết kế".

"Các công ty có thể áp dụng một phong cách văn phòng lai, thích hợp cho cả cách làm việc truyền thống và hiện đại. Bất kể là loại văn phòng nào, các công ty nên phân bổ nhiều khu vực làm việc hợp tác hơn trong văn phòng để tạo điều kiện hợp tác và cung cấp một môi trường làm việc tốt hơn cho nhân viên", đại diện JLL cho hay.